Nous répondons à toutes vos questions sur la facturation électronique !

Une e-facture est un document numérique structuré qui remplace la facture papier et/ou PDF. La facturation électronique structurée en Belgique est une facture sous un format standardisé (fichier UBL) permettant un meilleur traitement par les logiciels comptables, sans ressaisie manuelle. Ces factures devront être envoyées obligatoirement avec le système de transmission Peppol.   

Le format UBL (Universal Business Language) est un langage standard (basé sur XML) permettant aux logiciels de comptabilité de lire et traiter les factures électroniques. 

 Certainement ! Si vous êtes une TPE, PME, ASBL ou une fiduciaire en Belgique, et que vous êtes assujetti à la TVA, vous devez vous préparer à adopter la facturation électronique d’ici 2026. Cette transition vise à moderniser la gestion administrative et à faciliter les échanges commerciaux.

Même si le PDF est pratique pour l’échange et la lecture, il n’est pas conforme aux exigences de la facturation électronique. Il s’agit d’une simple image de la facture, tandis que l’UBL contient des données structurées et exploitables directement par un logiciel comptable, garantissant l’exactitude des données en évitant les erreurs.

Non, les factures en Word ou Excel ne sont pas conformes à la facturation électronique structurée, car elles ne respectent pas le format UBL requis pour l’automatisation. Il faut utiliser un logiciel compatible Peppol pour générer des factures électroniques valides.  

Oui, Si vous n’êtes pas assujetti à la TVA, vous pouvez continuer à faire vos factures comme avant.   

  Même si vous ne vendez qu'à des particuliers, vous devrez adopter la facturation électronique structurée pour la réception de vos factures fournisseurs via ce système. 

  Elle permet d’accélérer le traitement des paiements, de réduire les erreurs et de simplifier la comptabilité grâce à l’automatisation et une meilleure traçabilité des échanges. 

  Oui, l’e-facturation via Peppol garantit une transmission sécurisée des données, empêchant les altérations et réduisant le risque de fraude.

  Outre les factures, ce système permet d’échanger d’autres documents officiels tels que les notes de crédit, les avoirs et certains types de communications comptables.

 L’e-facturation offre de nombreux avantages : réduction des délais de traitement, diminution des erreurs manuelles, économies sur les coûts d’impression et d’archivage, ainsi qu’une meilleure traçabilité.

Oui ! La facturation électronique va aider à pré remplir les imputations comptables mais le comptable devra toujours vérifier et valider ces opérations. 

En remplaçant les documents papier par des formats numériques structurés, l’e-facturation facilite la gestion documentaire, réduit l’empreinte écologique et permet un archivage simplifié et sécurisé des échanges administratifs. 

Grâce à l’automatisation et à la rapidité des échanges, l’e-facturation accélère la validation des paiements, réduit les délais de traitement et améliore la relation avec vos partenaires grâce à une traçabilité en temps réel des transactions tout en évitant la perte de documents. 

 L’archivage électronique permet de conserver toutes les factures de manière sécurisée et accessible partout et à tout moment facilitant la gestion documentaire. En Belgique, la durée légale de conservation des e-factures est de 10 ans. C’est une étape clé pour assurer la pérennité et la conformité de vos échanges.

Si j’ai un logiciel

1. Vérifiez si votre logiciel est compatible avec la facturation électronique via Peppol.
2. S’il l’est, activez l’e-facturation et connectez-le à un point d’accès Peppol.
3. S’il ne l’est pas, contactez votre fournisseur pour une mise à jour ou envisagez un logiciel compatible.

Si je n’ai pas de logiciel

1. Cherchez un logiciel de facturation compatible Peppol (mention “e-facturation UBL”).
2. Comparez les offres selon vos besoins (prix, fonctionnalités, support).
3. Créez votre compte, configurez vos données d’entreprise et activez la connexion Peppol pour envoyer et recevoir vos factures électroniques.

Comment s’inscrire à l’e-facturation

1. Enregistrez votre entreprise sur Peppol ou Mercurius avec votre numéro BCE.
2. Choisissez un point d’accès Peppol pour l’envoi et la réception.
3. Testez une première facture électronique pour valider la configuration.

Tout d’abord, si vous ne comptez pas changer de logiciel, voir si celui-ci est compatible peppol. La préparation passe par une analyse de vos besoins, le choix d'une solution adaptée et la formation de vos équipes. Il est conseillé d'effectuer une migration progressive pour garantir une intégration sans heurts dans vos processus existants.

 Le marché propose diverses solutions logicielles certifiées pour l'envoi, la réception et le traitement des factures électroniques. Parmi elles, des offres des  logiciels de gestions et comptabilités tels que Sage Bob, Odoo, Horus Software, mercator, Arco, AdminPulse et d'autres prestataires référencés sur la plateforme eFacture en Belgique.

Si vous utilisez déjà un logiciel externe, vérifiez qu'il peut être adapté pour répondre aux exigences de l’e-facturation. Certains éditeurs proposent des modules complémentaires ou des mises à jour permettant de se conformer aux normes légales.

Ensuite vous pourrez faire l’inscrire à l’Acces Point et démarrer avec la facturation électronique structurée.

Pour faire le bon choix, définissez vos besoins en termes de volume, d'intégration avec vos systèmes comptables et de fonctionnalités spécifiques (stock, crm, devis, etc.). Comparez les offres, consultez des avis clients et demandez des démonstrations pour prendre la bonne décision.

Nous pouvons bien entendu vous accompagner dans le choix du logiciel.

Il s’agit d’un avantage fiscal temporaire, permettant aux entreprises de déduire 120 % des dépenses engagées pour mettre en place un système de facturation électronique.

En d’autres termes, pour chaque euro dépensé, l’entreprise peut déduire 1,20 € de sa base imposable.

Cette mesure est destinée aux indépendants, TPE et PME soumis à l'impôt des sociétés ou à l'impôt des personnes physiques. Elle permet d’encourager l’adoption de la facturation électronique avant l’obligation prévue en 2026.

Cet avantage est offert par l’administration fiscale belge  pour les entreprises belges.

 Les entreprises peuvent déduire 120 % des dépenses liées à :

• L’achat de logiciels de facturation électronique (client/fournisseur) conformes aux normes Peppol/UBL.
• Les frais d’installation et de formation pour utiliser ces outils.
• Les services de conseil liés à la mise en conformité avec la facturation électronique.
• Les frais d’intégration aux systèmes comptables.

• Ne sont pas inclus : L’achat et l’amortissement de matériel informatique (ordinateurs, serveurs…).

Les entreprises doivent :

• Identifier et conserver les factures des dépenses éligibles.
• Déclarer ces dépenses dans leur déclaration fiscale à partir de l’exercice 2025.

• Respecter l’obligation de facturation électronique pour bénéficier de l'avantage fiscalfiscal  . Envoyer et/ou réceptionner ses factures via le réseau Peppol.

 Cette déduction majorée est applicable de l’exercice fiscal belge 2025 à 2027. Après cette période, seules les déductions fiscales classiques s’appliqueront.