We beantwoorden al uw vragen over elektronische facturatie!

Een e-factuur is een gestructureerd digitaal document dat de papieren en/of PDF factuur vervangt. In België is dit een factuur in een gestandaardiseerd formaat (UBL-bestand), waardoor boekhoudsoftware deze automatisch kan verwerken zonder handmatige invoer. Deze facturen moeten verplicht via het Peppol netwerk worden verzonden.

Het UBL-formaat (Universal Business Language) is een standaardtaal (gebaseerd op XML) die boekhoudsoftware in staat stelt elektronische facturen te lezen en te verwerken.

Zeker! Als u een zelfstandige, KMO, VZW of fiduciaire bent in België en btw-plichtig bent, moet u zich voorbereiden op e-facturatie tegen 2026. Deze overgang moderniseert het administratief beheer en vergemakkelijkt commerciële uitwisselingen.

Hoewel een PDF handig is voor het verzenden en lezen, voldoet het niet aan de eisen van e-facturatie. Het is slechts een afbeelding van de factuur, terwijl UBL gestructureerde en direct verwerkbare gegevens bevat voor boekhoudsoftware, wat zorgt voor nauwkeurigheid en minder fouten.

Nee, facturen in Word of Excel voldoen niet aan de eisen van gestructureerde e-facturatie, omdat ze niet het UBL-formaat gebruiken. U moet een Peppol compatibele software gebruiken om geldige e-facturen te maken. Uitzondering: Bent u niet btw-plichtig, dan mag u wel blijven factureren zoals voorheen.

Oui, Si vous n’êtes pas assujetti à la TVA, vous pouvez continuer à faire vos factures comme avant.   

  Même si vous ne vendez qu'à des particuliers, vous devrez adopter la facturation électronique structurée pour la réception de vos factures fournisseurs via ce système. 

Het versnelt de verwerking van betalingen, vermindert fouten, en vereenvoudigt de boekhouding dankzij automatisering en betere traceerbaarheid van gegevensuitwisseling.

Ja, e-facturatie via Peppol garandeert een veilige gegevensoverdracht, voorkomt manipulatie en vermindert het risico op fraude.

Naast facturen maakt het systeem ook uitwisseling mogelijk van andere officiële documenten zoals creditnota’s, terugbetalingen en bepaalde soorten boekhoudkundige communicatie.

E-facturatie biedt tal van voordelen: kortere verwerkingstijden, minder manuele fouten, besparing op print- en archiveringskosten en een betere traceerbaarheid.

Ja! Elektronische facturatie helpt bij het vooraf invullen van de boekhoudkundige boekingen, maar de boekhouder moet deze verrichtingen nog steeds controleren en valideren.

Door papieren documenten te vervangen door gestructureerde digitale formaten vergemakkelijkt e-facturatie het documentbeheer, verlaagt ze de ecologische voetafdruk en maakt ze een veilige en eenvoudige archivering van administratieve uitwisselingen mogelijk.

Dankzij automatisering en snelle uitwisselingen versnelt e-facturatie de betalingsvalidatie, verkort ze de verwerkingstijd en verbetert ze de relatie met uw partners dankzij real-time traceerbaarheid van transacties, terwijl verlies van documenten wordt voorkomen.

Elektronische archivering maakt het mogelijk om alle facturen op een veilige en altijd toegankelijke manier te bewaren, wat het documentbeheer vergemakkelijkt. In België is de wettelijke bewaartermijn voor e-facturen 10 jaar. Dit is een cruciale stap om de duurzaamheid en conformiteit van uw uitwisselingen te waarborgen.

Si j’ai un logiciel

1. Vérifiez si votre logiciel est compatible avec la facturation électronique via Peppol.
2. S’il l’est, activez l’e-facturation et connectez-le à un point d’accès Peppol.
3. S’il ne l’est pas, contactez votre fournisseur pour une mise à jour ou envisagez un logiciel compatible.

Si je n’ai pas de logiciel

1. Cherchez un logiciel de facturation compatible Peppol (mention “e-facturation UBL”).
2. Comparez les offres selon vos besoins (prix, fonctionnalités, support).
3. Créez votre compte, configurez vos données d’entreprise et activez la connexion Peppol pour envoyer et recevoir vos factures électroniques.

Comment s’inscrire à l’e-facturation

1. Enregistrez votre entreprise sur Peppol ou Mercurius avec votre numéro BCE.
2. Choisissez un point d’accès Peppol pour l’envoi et la réception.
3. Testez une première facture électronique pour valider la configuration.

Tout d’abord, si vous ne comptez pas changer de logiciel, voir si celui-ci est compatible peppol. La préparation passe par une analyse de vos besoins, le choix d'une solution adaptée et la formation de vos équipes. Il est conseillé d'effectuer une migration progressive pour garantir une intégration sans heurts dans vos processus existants.

 Le marché propose diverses solutions logicielles certifiées pour l'envoi, la réception et le traitement des factures électroniques. Parmi elles, des offres des  logiciels de gestions et comptabilités tels que Sage Bob, Odoo, Horus Software, mercator, Arco, AdminPulse et d'autres prestataires référencés sur la plateforme eFacture en Belgique.

Si vous utilisez déjà un logiciel externe, vérifiez qu'il peut être adapté pour répondre aux exigences de l’e-facturation. Certains éditeurs proposent des modules complémentaires ou des mises à jour permettant de se conformer aux normes légales.

Ensuite vous pourrez faire l’inscrire à l’Acces Point et démarrer avec la facturation électronique structurée.

Pour faire le bon choix, définissez vos besoins en termes de volume, d'intégration avec vos systèmes comptables et de fonctionnalités spécifiques (stock, crm, devis, etc.). Comparez les offres, consultez des avis clients et demandez des démonstrations pour prendre la bonne décision.

Nous pouvons bien entendu vous accompagner dans le choix du logiciel.

Il s’agit d’un avantage fiscal temporaire, permettant aux entreprises de déduire 120 % des dépenses engagées pour mettre en place un système de facturation électronique.

En d’autres termes, pour chaque euro dépensé, l’entreprise peut déduire 1,20 € de sa base imposable.

Cette mesure est destinée aux indépendants, TPE et PME soumis à l'impôt des sociétés ou à l'impôt des personnes physiques. Elle permet d’encourager l’adoption de la facturation électronique avant l’obligation prévue en 2026.

Cet avantage est offert par l’administration fiscale belge  pour les entreprises belges.

 Les entreprises peuvent déduire 120 % des dépenses liées à :

• L’achat de logiciels de facturation électronique (client/fournisseur) conformes aux normes Peppol/UBL.
• Les frais d’installation et de formation pour utiliser ces outils.
• Les services de conseil liés à la mise en conformité avec la facturation électronique.
• Les frais d’intégration aux systèmes comptables.

• Ne sont pas inclus : L’achat et l’amortissement de matériel informatique (ordinateurs, serveurs…).

Les entreprises doivent :

• Identifier et conserver les factures des dépenses éligibles.
• Déclarer ces dépenses dans leur déclaration fiscale à partir de l’exercice 2025.

• Respecter l’obligation de facturation électronique pour bénéficier de l'avantage fiscalfiscal  . Envoyer et/ou réceptionner ses factures via le réseau Peppol.

 Cette déduction majorée est applicable de l’exercice fiscal belge 2025 à 2027. Après cette période, seules les déductions fiscales classiques s’appliqueront.